1. Comment Futureproofed est-il compatible avec le rapportage POLLEC ?
Un peu de contexte : la SPW demande un rapportage obligatoire en fonction des subsides POLLEC. Jusqu'au rapportage POLLEC 2021, la région a fourni une version du fichier excel POLLEC compatible avec la plateforme Futureproofed, en utilisant une macro pour charger les données Futureproofed dans un fichier de rapportage POLLEC simplifié.
Cependant, la région a mis fin à cette disposition pour les cycles de rapportage POLLEC 2022. En ce qui concerne le rapportage simplifié, comme par exemple celui depuis notre outil Futureproofed, un nouveau canevas a été publié par la Région ici en 2023 pour l'usage à partir de 2024.
Nous avons donc repris cette mission d'assurer la compatibilité entre Futureproofed et le rapportage POLLEC. Cela est à votre avantage car nous pouvons résoudre les problèmes/erreurs plus rapidement.
Certains changements ont été apportés pour le rapportage POLLEC 2022, mais nous disposons pour cela d'une version modifiée basée sur l'excel pour le rapportage de 2021. Le fichier de rapportage simplifié POLLEC-Futureproofed qui reprends les modifications est téléchargeable via ce lien.
Quels sont les sujets importés et remplis automatiquement ?
Le fichier de rapportage simplifié POLLEC-Futureproofed est compatible avec l'importation des inventaires d'émissions (tant pour l'année de référence que pour l'année de suivi) ainsi que l'importation des actions climatiques. Ces données sont principalement intégrées de manière automatique, permettant ainsi une facilité accrues dans la gestion de votre rapportage POLLEC.
Inventaires d'émissions (référence et contrôle) : Les inventaires d'émissions sont requis par la région pour l'année 2006 (année fixe pour l'inventaire de référence) et généralement pour l'année 2022 ou 2023 pour l'inventaire de contrôle. Ces inventaires sont essentiels pour évaluer les progrès réalisés par rapport aux objectifs régionaux de réduction des émissions.
Actions : Les actions mentionnées dans le rapportage simplifié POLLEC font référence aux activités qui entraînent des réductions d'émissions ou renforcent la résilience climatique. Les données telles que le nom de l'action, le statut d'avancement ou la réduction quantifiée de CO2e sont déjà disponibles dans Futureproofed et peuvent être importées automatiquement.
À noter que le terme utilisé dans Futureproofed pour ce type d'activités est "mesures climatiques" (à ne pas confondre avec les "actions" de Futureproofed, qui sont des étapes qualitatives nécessaires pour atteindre l'objectif des mesures climatiques).
Le modèle de rapportage simplifié POLLEC exige certaines informations supplémentaires qui ne sont pas collectées dans Futureproofed, telles que le type de subvention. Ces données doivent être saisies manuellement.
Quels sujets doivent actuellement être remplis ou supervisés manuellement ?
Certains domaines requièrent encore une saisie manuelle en raison de leur spécificité et de la nécessité d'une adaptation locale. Il s'agit notamment du potentiel des énergies renouvelables, des objectifs spécifiques à atteindre par secteur, et des donnes patrimoniales. Ces éléments nécessitent une attention particulière pour assurer la précision et la pertinence des données intégrées dans votre gestion environnementale.
Données patrimoniales : Les données sur la consommation énergétique de la commune sont souvent saisies manuellement.
Potentiel EnR : Les données sur la capacité des énergies renouvelables installées sur le territoire ne sont actuellement pas importées automatiquement.
Astuce : vous disposez probablement déjà de ces données si vous avez ajouté des mesures concernant les énergies renouvelables. Vous pouvez naviguer vers la page de vue d'ensemble des mesures et filtrer par secteur : production d'électricité locale ou production de chaleur locale.
Astuce : Ces chiffres figurent également dans le fichier SECAP excel que vous pouvez exporter à partir de Futureproofed (article sur l'export SECAP).
Objectifs : La nouvelle version du rapportage simplifié POLLEC nécessite que les objectifs sectoriels soient renseignés indépendamment des mesures climatiques dans chaque secteur, contrairement à la version précédente. Cela nécessite une révision de l'ambition de la commune.
Actions (partiellement pré-remplies) : Les fiches d'actions contiennent déjà certaines informations, mais actuellement, le modèle n'intègre pas automatiquement certains autres points de données.
2. Comment faire le rapportage POLLEC à partir de la plateforme?
Étape 1 : Mettez à jour vos mesures Futureproofed
Pour garantir que le rapportage contient les valeurs et informations correctes, il est crucial de maintenir à jour les mesures sur la plateforme Futureproofed (= actions pour le rapportage POLLEC). Nous entendons par là que des progrès sont réalisés pour les mesures sur lesquelles vous travaillez déjà.
Étape 2: Générez l'export Excel depuis Futureproofed
Sur la plateforme Futureproofed, allez dans l'onglet « rapports » et sélectionnez le rapport suivant : 'Excel aperçu des données, mesures et actions'. Sauvegardez ce fichier excel sur votre ordinateur pour l'importer plus tard.
Étape 3: Importez l'Excel via le macro dans POLLEC
Ouvrez le fichier Excel POLLEC destiné à l'importation des données. Utilisez le macro fourni pour importer les données depuis votre fichier Excel sauvegardé précédemment.
Cliquez sur le bouton "Importer depuis FPC" et sélectionnez le fichier Excel exporté précédemment. Vous verrez le fichier Excel s'ouvrir automatiquement, ce qui indique que l'importation des données vers le canevas du rapportage simplifié POLLEC a été réussie.
Étape 4 : Complétez manuellement les informations restantes
Après l'importation, prenez le temps de passer en revue le fichier pour vérifier que les parties importées automatiquement sont correctes. Ensuite, vous pouvez commencer à saisir les données qui ne sont pas collectées dans Futureproofed ou qui nécessitent un contrôle et une révision supplémentaires.
Onglet "Données patrimoniales" : Complétez les données sur la consommation énergétique de la commune et autres données patrimoniales non couvertes par l'importation automatique. Astuce : si vous avez déjà entré ces données dans Futureproofed, elles seront disponibles sur la page de saisie des données.
Onglet "Potentiel EnR" : Dans cet onglet, indiquez les capacités en énergies renouvelables installées sur votre territoire. Astuce : vous disposez probablement déjà de ces données si vous avez ajouté des mesures concernant les énergies renouvelables. Vous pouvez naviguer vers la page de vue d'ensemble des mesures et filtrer par secteur : production d'électricité locale ou production de chaleur locale.
Onglet "Objectifs sectoriels" : Les objectifs de réduction des émissions par secteur que votre commune souhaite atteindre doivent être définis ici.
Astuce : Vous pouvez retrouver des informations qui peuvent vous aider à remplir cette partie dans Futureproofed en filtrant par secteurs sur la page d'Avancement. Assurez-vous que ces objectifs sont alignés avec les mesures climatiques pour chaque secteur afin de faciliter le suivi et la réalisation des cibles de réduction d'émissions.
Astuce : Ces chiffres figurent également dans le fichier SECAP excel que vous pouvez exporter à partir de Futureproofed, l'onglet 'My Actions Overview' (article sur l'export SECAP).
Onglet "Actions" : Dans cet onglet, vous devez saisir manuellement des informations supplémentaires qui ne sont pas disponibles dans Futureproofed. Il est probable que vous deviez rechercher ces détails dans vos archives. Ces informations peuvent inclure, mais ne sont pas limitées à, le type de subvention spécifique reçu pour chaque action, les partenaires impliqués, ou les détails supplémentaires sur les impacts ou les bénéfices des actions.
Onglet "Fiches d'Actions" : Dans cet onglet, vous pouvez facilement retrouver les informations pertinentes sur la page de détail des mesures d'une action dans Futureproofed. Cependant, il existe d'autres points de données qui ne sont actuellement pas recueillis dans Futureproofed ; ces informations pourraient être disponibles dans vos archives communales.
3. Q&A
Pourquoi la partie "Objectifs" n'est-elle pas remplie automatiquement ?
Le nouveau fichier de rapportage POLLEC simplifié exige que les utilisateurs saisissent les objectifs sectoriels indépendamment des mesures du plan. Cela permet une meilleure spécification et suivi des objectifs propres à chaque secteur, conformément aux nouvelles directives POLLEC.
Où est l'onglet "Indicateurs" ?
Dans la version précédente du fichier de rapportage POLLEC simplifié, un tableau d'indicateurs permettait de suivre jusqu'à 10 mesures pour quantifier les objectifs et le progrès des mesures climatiques dans les secteurs. Cet onglet n'est plus requis dans le nouveau modèle, car le suivi se fait désormais de manière plus intégrée et ciblée à travers d'autres fonctionnalités du rapport.
Pourquoi l'onglet "Actions" est-il seulement partiellement rempli automatiquement ?
L'onglet "Actions" est partiellement pré-rempli avec certaines informations, mais actuellement, le modèle n'importe pas automatiquement certains autres points de données. Cela est dû au fait que certaines données ne sont pas collectées et donc pas disponibles dans Futureproofed. Vous devrez compléter ces colonnes manuellement en vous basant sur vos enregistrements internes ou d'autres sources d'information.
Que se passera-t-il avec le fichier Excel dans le temps avec les nouvelles itérations de POLLEC ?
Alors que nous nous efforçons de fournir l'expérience la plus fluide possible pour le rapportage, nous évaluons les meilleures méthodes pour y parvenir, soit par des mises à jour futures du fichier Excel, soit en fournissant un guide sur où trouver ces points de données dans Futureproofed, parmi d'autres options. Nous visons à simplifier le processus de mise à jour et d'intégration des données pour répondre aux exigences évolutives de POLLEC.